di Luca Martinello
Molto spesso, quando approcciamo i cantieri per diffondere e praticare il pensiero lean, una delle prime aree di miglioramento che i tecnici sul campo segnalano è il tempo da loro dedicato alla “burocrazia” del progetto.
Il pensiero lean, infatti, spinge chi gestisce i processi e la programmazione del cantiere a concentrarsi sulle attività a valore che fanno fluire il cantiere: chiarire il lavoro da fare, programmare il cantiere, approvvigionare il materiale per tempo, fare controlli di qualità in cantiere, supportare le persone sul campo nella risoluzione dei problemi pratici; più in generale, mantenere il lavoro fluido, costante e privo di sprechi.
Purtroppo, tutto questo è spesso compromesso dal poco tempo che i tecnici possono dedicare al miglioramento poiché assorbiti da processi d’ufficio e gestione documentale.
Il personale tecnico del cantiere, pertanto, si trova a dedicare una discreta quota del suo tempo a:
- Cercare informazioni e/o documenti di progetto non archiviati correttamente.
- Coordinare, verificare ed integrare la documentazione per la sicurezza.
- Gestire in modo estemporaneo la manutenzione dei mezzi.
- Rincorrere lo stato degli acquisti e degli ordini necessari al cantiere.
- Gestire tutta la documentazione richiesta dagli enti coinvolti nel progetto.
- Compilare report di avanzamento e minute di cantiere.
- Gestire il reporting fotografico dal cantiere.
- Vistare, registrare e archiviare ddt, rapportini, domande di permesso, moduli della qualità.
- Elaborare manualmente contabilità attiva e passiva.
- Raccogliere certificati e attestati.
Il tempo complessivo dedicato a queste attività (e le interruzioni che esse comportano) può divenire importante in termini di tempo assoluto, ma soprattutto è una fonte di stress inutile e di potenziali ulteriori danni perché sottrae energie alle attività legate alla concreta gestione operativa del cantiere e al controllo della qualità.
È come se, osservando un operaio in una catena di montaggio, ritenessimo accettabile che questo dedichi il 50% ad attività collaterali (es. compilazione rapportini) invece che al montaggio vero e proprio, senza accorgerci che questo non comporta soltanto un danno all’attività in sé, ma a tutte le operazioni a valle.
Pertanto, se l’efficienza, la qualità e la fluidità del lavoro in cantiere dipendono dalla concentrazione che il tecnico può mettere nella sua preparazione e conduzione del cantiere, diviene fondamentale per le imprese di oggi migliorare i processi di ufficio, di contabilità e di gestione documentale non solo per il beneficio in sé ma per l’impatto che questo ha trasversalmente sulla qualità del lavoro nel suo insieme.
Come migliorare i processi di ufficio?
- Individuare tutti i macro processi di gestione documentale e di informazioni che attraversano il cantiere. Normalmente individuiamo i seguenti: contabilità attiva, contabilità passiva, documentazione sicurezza, foto verbali e reporting, monitoraggio e gestione manutenzione mezzi, sottomissioni e invio documenti alla DL, richieste e rinnovi autorizzazioni enti, controllo qualità, acquisti e ordini a fornitore, gestione del personale.
- Mappare i processi individuando tutte le attività che li compongono e identificare ciò che è a valore e ciò che non è a valore, quali strumenti vengono utilizzati, quali sono i problemi e le difficoltà che si incontrano steb by step.
- Individuare i passaggi di mano tra attori differenti che spesso allungano i tempi e introducono errori e incertezze.
- Ripensare i processi eliminando il superfluo, cercando di creare le condizioni per cui una pratica possa essere aperta e chiusa dalla stessa persona nel più breve tempo possibile.
Spesso i risultati e i miglioramenti che si ottengono sono notevoli, con riduzioni fino al 20 – 30% del tempo impiegato.
Per eliminare passaggi superflui (es. imputazione di dati, calcoli a mano, archiviazioni, fotocopie, invii via mail, ecc…) e permettere alla stessa persona di concludere in pochi passi autonomamente la pratica, diviene importante l’utilizzo consapevole degli strumenti di digitalizzazione.
Digitalizzare oggi nelle costruzioni in molti casi può significare anche e semplicemente:
- Utilizzare meglio e in modo più evoluto i normali software di calcolo e video scrittura.
- Imparare ad utilizzare al meglio gli strumenti in cloud.
- Imparare a sincronizzare in modo ottimale smartphone e tablet con la rete.
- Imparare a smaterializzare di più la documentazione cartacea.
- Utilizzare software dedicati di gestione documentale con alert visivi per scadenze e rinnovi.
- Utilizzare sistemi di condivisione evoluti con cliente e committente.
- Utilizzare sistemi cloud di reportistica e contabilità.
- Utilizzare sistemi di task management per l’assegnazione e il monitoraggio delle attività.
Oggi sono presenti sul mercato moltissime soluzioni in grado di accelerare notevolmente la “burocrazia” di progetto. L’importante è non testare soluzioni a prescindere ma partire da una lettura attenta dei propri processi e delle proprie esigenze, innovare i metodi e di conseguenza scegliere gli strumenti adeguati.
Investimenti di poche centinaia di euro l’anno possono liberare il tempo del personale tecnico e impattare notevolmente sulla riduzione dello stress migliorando la gestione e il controllo qualità del lavoro.
L’attività di analisi e miglioramento dei processi d’ufficio è una attività di miglioramento ricorrente che supportiamo nelle aziende nostre clienti.
Per ulteriori informazioni potete consultare il sito istitutolean
